formato de celdas

formato de celdas:

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:

1. En la Cinta de opciones.
2. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas.
4.  

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:





Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a este cuadro de diálogo de diferentes maneras:

• Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación de la ficha Inicio.
• Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la opción Formato de celdas.
• En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la opción Formato de celdas.

Además existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar más opciones y que nos llevarán a este mismo cuadro de diálogo. Por ejemplo, el comando Inicio > Alineación > Formato de alineación de celdas abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la sección correspondiente





Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces podemos abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas con tan sólo pulsar la combinación de teclado Ctrl + 1.

Cambiar la fuente

De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamaño 11. Nosotros podemos utilizar una fuente y tamaño diferentes para resaltar un texto o el encabezado de alguna tabla. Este cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes:

• En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de fuente de los cuales podremos elegir la más adecuada. Además, justo al lado derecho de la lista de fuentes encontramos la lista desplegable con el tamaño de fuente.
• La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.
• El cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Fuente donde encontramos las mismas opciones de configuración.

Este cuadro de diálogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la fuente, su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este sentido son los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar el color de la fuente tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como en la mini barra:

Alineación de celdas

De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el texto a la izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los comandos de la ficha Inicio > Alineación.

1. Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.
2. Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de la misma.
3. Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico lo cual es de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título de una columna muy estrecha.
4. Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.
5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo el contenido.
6. Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú desplegable se mostrarán algunas opciones adicionales como la de volver a separar las celdas.

Estos mismos comandos de alineación los podemos encontrar en el cuadro de diálogo Formato de celdas dentro de la sección Alineación.

Relleno de una celda

Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color específico o una trama. Para indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.





Este comando también lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrará la misma paleta de colores a seleccionar. Por otro lado, si quieres establecer como relleno una trama entonces es necesario abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y en la sección Relleno podrás elegir tanto el estilo de la trama como su color.

Bordes de una celda

La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya que dichas líneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son impresos y de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las demás. Existen diferentes estilos y grosores de bordes y podrás seleccionar la configuración deseada desde el comando Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:



Este comando también está disponibles desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Borde que es donde podrás hacer todas las configuraciones necesarias a los bordes de una celda.

Estilos de celda

Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no tengamos que hacer cada modificación por nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos el estilo de nuestra preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:





Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo posicionar el ratón sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicación del estilo debes hacer clic sobre la opción deseada. Si por alguna razón deseas regresar al estilo predeterminado de una celda, entonces debes seleccionar la opción Normal.
También puedes notar que al final del menú se muestran las opciones Nuevo estilo de celda la cual nos da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo disponible en todo momento. La opción Combinar estilos nos permite copiar los estilos contenidos en otro libro de Excel
Nos da la oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las celdas de nuestro libro para mejorar la presentación de los datos y de esta manera tener una mejor compresión e interpretación de los mismos.

Numero

Numero:

El formato de números en Excel es utilizado para cambiar la apariencia de los números que se muestran como valores de las celdas. Al cambiar o modificar el formato no cambiamos el valor del número sino solamente su apariencia.

La lista de formatos del grupo Número

Al aplicar un formato a un número mejoramos su apariencia y hacemos que los números sean más fáciles de entender. Los formatos más comunes para los números incluyen la adición del signo de porcentaje (%), separador de miles (,), el símbolo de moneda ($) y la cantidad de decimales a mostrar. Estos comandos los puedes encontrar en la ficha Inicio en el grupo Número.




De manera predeterminada todas las celdas tienen un formato conocido como formato General el cual no tiene ningún formato específico y despliega los valores tal como son, es decir, sin ningún símbolo, coma, etc.
Una manera rápida de cambiar el formato es utilizar la lista de Formatos que se muestra en el grupo Número. Solamente pulsa la lista desplegable para observar las opciones disponibles y seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.




 El formato puede ser aplicado a una sola celda o a varias celdas a la vez, solamente debes hacer la selección previa de las celdas antes de aplicar el formato.

El cuadro de diálogo Formato de celdas

Otro método de elegir el formato adecuado para los números es a través del cuadro de diálogo Formato de celdas el cual se muestra con tan solo pulsar el indicador de cuadro de diálogo del grupo Número.

opciones avanzadas

Opciones Avanzadas:

Configuración de la página
Ya has podido crear tus primeras hojas de cálculo y ahora llega el momento de ver cómo se muestra eso en el papel. Antes de imprimir debes configurar la página utilizando para ello los comandos del grupo Configurar página y su cuadro de diálogo que, como comparten funciones, estudiaremos mejor:





 Grupo Configurar página en la ficha Diseñode página y su cuadro de diálogo
ð Pestaña Página: dentro de esta pestaña, entre otras cosas, en la sección
Orientación puedes decidir si quieres que la página se imprima en vertical o en horizontal; en la sección Escala puedes indicar la escala de impresión, de tal forma que puedes reducir la escala para que los datos de una hoja grande quepan en una sola página.
ð Pestaña
Márgenes: puedes establecer los cuatro márgenes de la página así como los márgenes para los encabezados y pies de página. También puedes decidir si el contenido debe centrarse en la hoja horizontal o verticalmente.
ð Pestaña  
Encabezado y pie de página: utiliza el contenido de esta pestaña para crear el encabezado y el pie tecleando el texto de ambos en los espacios reservados a tal fin. Puedes también hacer clic sobre los botones
 Personalizar con lo que podrás contar con más opciones que te permitirán ajustar mejor el encabezado o el pie de la página.
ð Pestaña
 Hoja: esta pestaña te ofrece una primera opción en la que puedes establecer el área de impresión tecleando el rango de celdas o simplemente haciendo clic en el botón de color que te llevará a la hoja para que en ella selecciones con el ratón el área de impresión. La sección
 Imprimir títulos te ofrece la posibilidad de indicar qué filas o columnas aparecerán como cabeceras en todas las páginas. Las otras dos secciones te permiten seleccionar otras características de impresión y el orden en el que se imprimirán.
ð Botón
 Vista preliminar: este botón te ofrece una muestra de lo que se imprimirá con las opciones que hasta el momento tengas seleccionadas.
ð Botón
Opciones: este botón te lleva al cuadro de diálogo de tu impresora para que en él establezcas los parámetros que consideres más adecuados para la impresión que vas a realizar.
Si  deseas que en un determinado lugar se establezca un salto de página para que lo que va a continuación se imprima en una página nueva, debes situar la celda activa en la línea que deseas que se imprima en otra página y ejecutar el comando Saltos del grupo Configurar página.
Trabajar con listas


Puedes utilizar Excel para realizar todo tipo de listas: listas de alumnos con sus correspondientes notas, listas de personas que asisten a un curso, listas de objetos existentes en un determinado lugar, etc. Una vez introducidos todos los datos, Excel te permite ordenarlos fácilmente y utilizando el criterio de orden que más te interese.

Una de las características de Excel es que permite tratar las listas como una base de datos en la cual los datos están distribuidos en filas (registros) y columnas (campos). En la figura 10.2 puedes ver una hoja de cálculo con datos de una lista en forma de base de datos.

conjunto de Iconos

conjunto de Iconos:

es utilizar conjuntos de iconos los cuales son aplicados de acuerdo a la cantidad de rangos definidos y que pueden ser tres, cuatro y hasta cinco rangos.

Ejemplo de formato condicional con iconos

Tengo una lista de números aleatorios y voy a aplicar formato condiciona utilizando un conjunto de iconos desde Inicio > Estilos > Formato condicional > Conjunto de iconos y selecciono la opción 3 flechas (de color). El resultado es el siguiente:





Los valores más grandes tienen asociada una flecha de color verde mientras que los valores medios una de color amarillo. Solamente el valor 8 es el que tiene una flecha de color rojo porque es el valor más pequeño de todo el rango. ¿Cómo podemos conocer los valores exactos que determinan la asignación de una flecha verde, amarilla o roja? Ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas y se mostrará la regla que acabamos de crear. Pulsa el botón Editar regla y podremos ver los valores numéricos que
determinan cada uno de los rangos:





Para nuestro ejemplo colocaré el valor 80 para la flecha verde y el valor 60 para la flecha amarilla. De esta manera podrás observar que cada celda tendrá asignada la flecha del color que corresponde a los nuevos rangos definidos. Al pulsar el botón Aceptar obtendremos el siguiente resultado:

 

Conjuntos de cuatro y cinco iconos

El conjunto de iconos del ejemplo anterior nos permitía definir tres rangos de manera que pudieran asignarse adecuadamente las tres flechas. Si necesitas definir más rangos sobre tus datos, entonces debes elegir un conjunto de iconos adecuado. Cuando abrimos el menú de Conjuntos de iconos puedes notar que Excel los divide en cuatro grupos: Direccional, Formas, Indicadores y Valoración. Cada uno de las categorías mostradas tiene conjuntos de tres, cuatro y hasta cinco iconos. Dependiendo de la cantidad de iconos será la cantidad de rangos que podremos definir.





Si elijo el conjunto de iconos 4 semáforos, que se encuentra en la categoría Formas, entonces tendré a mi disposición cuatro rangos a definir:

Cómo ocultar un icono del conjunto

En ocasiones las celdas se pueden ver un tanto saturadas con la cantidad de iconos mostrados por lo que podemos optar por ocultar alguno de los iconos. En el siguiente ejemplo he aplicado formato condicional utilizando el conjunto de iconos 3 símbolos (sin círculo) que se encuentra dentro de la categoría Indicadores.







Ya que solo me interesa mostrar los iconos de color verde y rojo puedo ocultar todos los iconos de color amarillo modificando la regla de formato condicional. Debo ir a Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas, seleccionar la regla de formato condicional correspondiente y pulsar el botón Editar regla lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:




El único ajuste que debo realizar es seleccionar la opción “No hay icono de celda” para el icono de color amarillo y al pulsar el botón Aceptar se dejarán de mostrar dichos iconos tal como puedes ver en la siguiente imagen:







De esta manera los conjuntos de iconos en Excel nos permiten mostrar visualmente la distribución de nuestros datos dentro de los rangos determinados por la regla de formato condicional.

Formula de sumar.si.conjunto

Formula Sumar.Si.Conjunto:

La función SUMAR.SI.CONJUNTO en Excel nos permite sumar los valores de un rango de celdas que cumplen con varias condiciones. A diferencia de la función SUMAR.SI que permite un solo criterio, la función SUMAR.SI.CONJUNTO permite hasta 127 criterios.

Sintaxis de la función SUMAR.SI.CONJUNTO

La función SUMAR.SI.CONJUNTO tiene dos argumentos:

• Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado por el Criterio1.
• Criterio1 (obligatorio): El criterio que deben cumplir las celdas del Rango_criterios1.
• Rango_criterios2 (opcional): El segundo rango de celdas que será evaluado por el Criterio2.
• Criterio2 (opcional): El criterio que deben cumplir las celdas del Rango_criterios2.
•  

Los valores de las celdas del rango_suma se sumarán solamente si cumplen con los criterios especificados. Los criterios pueden utilizar caracteres comodín como el signo de interrogación (?) para indicar un solo carácter o un asterisco (*) que indicará una secuencia de caracteres.
Solo el Rango_criterios1 y Criterio1 son obligatorios, a partir de ellos podemos especificar múltiples combinaciones de Rango_criterio y Criterio hasta un máximo de 127.

Ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO

Tengo una lista de CDs vendidos en un día en una tienda de música. Me interesa sumar el número total de CDs vendidos que tengan exactamente 12 canciones:





La columna que se sumará será la columna Vendidos la cual contiene el número total de CDs vendidos para cada álbum. La columna Canciones es el Rango_criterios1 porque contiene la información que será evaluada.
Finalmente la condición que se debe cumplir se encuentra en la celda B17. Puedes ver en color verde las celdas que cumplen con la condición y cuya celda Vendido termina siendo sumada por la función SUMAR.SI.CONJUNTO.

Múltiples criterios con la función SUMAR.SI.CONJUNTO

Modificando un poco el ejemplo anterior, ahora deseo sumar el número total de CDs vendidos que tengan más de 11 canciones y cuyo precio sea mayor a $4. Para resolver este caso necesitaré especificar un segundo criterio que se aplicará a la columna Precio.





En este segundo ejemplo he agregado otro rango de criterios que es la columna Precio y su respectivo criterio que se encuentra en la celda B18. Puedes ver en color verde aquellas celdas que cumplen con ambas condiciones y cuya columna Vendidos dan como resultado la suma de la celda B19.
La función SUMAR.SI.CONJUNTO en Excel será de gran utilidad cuando necesitamos aplicar más de un criterio antes de realizar una suma.

formula de sumar.si

Formula de Sumar.Si

La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.

Sintaxis de la función SUMAR.SI

La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación.

•  
• Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.
• Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma.
• Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.

El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un número hará que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una expresión podremos especificar alguna condición de mayor o menor que.
Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numéricos. Todos estos casos quedarán más claros con los siguientes ejemplos.

Ejemplos de la función SUMAR.SI

El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas que contienen el número 5.



Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el número 5, de lo contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el número 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condición establecida se hace la suma de ambas celdas lo cual da el número 10 como resultado.
Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumare aquellas celdas que sean menores a 3. Observa el resultado de esta nueva fórmula.

 

 

formula de concatenar

Formula de Concatenar:

Es unir el contenido de dos o màs celdas, La función concatenar tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento será un texto que se irá uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que podemos especificar en la función es de 255 y el único obligatorio es el primer argumento.

La función CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la información está distribuida en varias columnas y deseamos integrar la información en una sola. Por ejemplo, tengo información de los nombres de los empleados en 3 columnas diferentes:



Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos seguir los siguientes pasos.

1. En la celda D2 comenzaré a escribir la función CONCATENAR especificando el primer argumento: =CONCATENAR(A2,
2. Como segundo argumento debo especificar un espacio vacío de manera que el Nombre y el Apellido paternos permanezcan separados en la nueva cadena de texto: =CONCATENAR(A2," ",
3. Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que será el Apellido paterno con su respectivo espacio: =CONCATENAR(A2," ",B2," ",
4. Y como último paso en el quinto argumento irá el Apellido materno: =CONCATENAR(A2," ",B2," ",C2)

La función CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2:


Sólo resta copiar la fórmula hacia abajo para que Excel realice la concatenación de los demás nombres.